Strategi Penerapan KPI

Bagaimana menerapkan KPI yang mampu lakukan perbaikan di perusahaan. Jika ingin melakukan perbaikan  bukan focus kerja, tetapi lakukan pengukuran. Barang siapa tak mampu mengukur maka ia tak akan bergerak kemanapun. Perbaikan business process yang dilakukan bisa jadi jalan ditempat, bisa juga alami kemunduran ketika kita tak lakukan pengukuran. Jika engkau melakukan Tindakan maka timbanglah dan timbanglah. Dua kali pengukuran untuk mengetahui before and after proses perbaikan yang dilakukan.

KPI adalah Langkah tepat untuk ciptakan budaya continuous improvement, dengan pengukuran setiap hari, setiap minggu, setiap bulan maka akan dilakukan Tindakan perbaikan kinerja yang pada akhirnya menjadi budaya improvement di perusahaan. Ketika membuat KPI dengan ukuran pencapaian setahun berarti kita focus pada KRI, taka da yang bisa dilakukan karena kita mengetahui hasilnya ketika data terkumpul dalam setahun. Hindari pengukuran tahunan, karena tak membuat karyawan bergerak melakukan Tindakan improvement setiap hari, setiap minggu, setiap bulan.

Pertimbangkan hambatan yang bisa saja terjadi dalam penerapan KPI. Kemudian susun system imbal jasa sebagai konsekuensi pencapaian KPI. Hal yang perlu dipertimmbangkan :

1. Kenaikan omzet

Kenaikan omzet minimal diatas 10 % agar mampu mengatsi kenaikan biaya sebesar 10%, ketika besaran biaya adalah sekitar 73% maka kenaikan besaran biaya baik dari biaya gaji dan biaya bahan, OHP, biaya lainnya.

Kenaikan omzet ini juga dipertimbangkan kondisi pasar dan peluang perusahaan untuk setiap cabang.

2. % laba yang ditetapkan

Manajmen prlu menetapkan target laba yang dikehendaki agar bonus dapat diberikan pada karyawan. Misalnya diatas 8 %, 12% dan 15%, sebagai acuan untuk besaran bonus yang dibagikan ke karyawan.

3. Target besaran bonus

Besaran bonus ditentukan oleh manajemen, berapa % yang akan dibagikan ke karyawan. Ada yang menetapkan 1,3% sampai dengan 6,5% sesuai nilai keuntungan yang ditetapkan.

4. Pembagian bonus untuk setiap level jabatan

Dalam menetapkan pembagian bonus, maka ada beberapa yang perlu dipertimbangkan yaitu :

1. 1. Pencapaian KPI

Table pencapaian KPI ditetapkan untuk menentukan besaran bonus yang akan dibagikan dan menentukan berapa besar bonus untuk pimpinan bagian. Semakin tinggi pencapaian KPI maka peranan pimpinan sangat besar. Ketika pencapaian KPI berkisar 80% maka kesungguhan pimpinan bagian untuk monitoring dan meningkatkan kinerja pencapaian KPI lebih kecil.

1. 2. Bobot per jabatan

Bobot jabatan perlu ditetapkan agar dapat membedakan kelas jabatan. Kelas jabatan diatas tentu mendapatkan pembagian lebih besar secara proporsional.

1. 3. Besaran untuk pimpinan bagian

Dalam menetapkan besaran untuk pimpinan maka pencapaian KPI bagian menjadi panduan. Berapa besar para kepala bagian mendapatkan bonus. Pencapaian KPI bagian diatas 95%., pimpinan bagian bisa mendapatkan sebesar 40% sampai dengan 50%.

1. 4. Pembagian untuk staf

Pembagian untuk staf setelah dilakukan pembobotan terhadap jabatan sehingga karyawan mendapatkan bonus sesuai dengan kontribusinya. Dalam menetapkan besaran ini harus dibuat simulasi terlebih dahulu agar karyawan mendapatkan besaran bonus yang pantas. Ketika besaran bonus bisa berpeluang mendapatkan 2 kali gaji atau lebih maka manajemen dapat menerapkan pembagian bonus atau menyimpan bonus yang kelak digunakan untuk pembayaran pensiun.

Karyawan perlu dipahamkan terlebih dahulu, bahwa bonus adalah kewenangan manajemen untuk membagikan kepada karyawan. Besaran bonus dapat juga di saving untuk biaya pensiun karyawan. Ketika karyawan memilih untuk dibayarkan bonus maka dia membuat pernyataan bahwa biaya pensiunnya telah diambil dimuka.

Oleh karena itu penting sekali sosialisasi persoalan pembagian bonus dari keuntungan perusahaan. Karyawan yang tetap meminta uang pensiunnya dibayarkan, makai a hanya berhak mendapatkan besaran pembagian bonus untuk karyawan.

Dalam menerapkan ini, perlu kehati-hatian, perhitungan harus diatas 1,75% perhitungan uang pensiun. Ketika karyawan telah menjadi paham makai a memilih pembagian cadangan pensiun dibayarkan dimuka karena untuk perhitungan masa kerja hanya naik 1 kali gaji untuk periode 3 tahun. Sedangkan jika ia menerima bonus selama 3 tahun dengan pembagian 2 kali gaji maka besaran yang diterima adalah 6 kali gaji.

Bagi manajemen tidak merasa keberatan karena  ketika perusahaan sedang untung, karyawanpun dibayarkan. Ketika perusahaan sedang sulit maka pembayaran juga berkurang. Sedangkan pensiun yang harus diberikan adalah wajib, apapun kondisi perusahaan. Strategi pensiun dapat diatur dengan pembinaan melalui program berpikir Active Learning.

1. 5. Pembagian untuk karyawan

Pembagian untuk karyawan dibuat sama untuk semua karyawan. Mereka dibagi rata. Besarnya bisa ditetapkan 20% hingga 25% dengan membuat perkiraan besarnya yang diterima oleh karyawan. Besarnya untuik karyawan setelah dipotong biaya bonus untuk pimpinan bagian yang bertanggung jawab terhadap pencapaian KPI.

5. Tabel kenaikan gaji.

Tabel kenaikan gaji dibuat agar pimpinan bagian dapat menentukan kenaikan gajinya sendiri. Tentu saja table kenaikan gaji ini tidak terbuka untuk semua karyawan. Dasar penetapannya adalah kenaikan omzet, pencapaian % laba yang ditetapkan dan kinerja KPI.

Dengan kejelasan sistem imbal jasa ini maka karyawan tumbuh motivasi kerjanya. Karyawan kunci menjadi peduli terhadap pencapaian kinerja KPI yang menjadi tanggung jawabnya. Skema ini sesuai dengan prinsip bahwa perusahaan harus untung, bagian mencapai targetnya dan karyawan berprestasi dengan pencapaian KPI nya.

Salam improvement.