Peran HRD Tak Pernah Tergantikan

Sebaik apapun program dibuat, tetap saja fungsi HRD sangat menentukan. Bahkan tak ada yang bisa menggantikan peran HRD dalam lakukan identifikasi masalah. Program standart bisa saja disiapkan tetapi tetap butuh evaluasi dari HRD, apakah materi dalam program dibutuhkan oleh perusahaan. HRD penentu kemajuan perusahaan, sadari peran kita sangat besar karena rancangan yang kita buat menyeluruh termasuk bagaimana karyawan jelas tugasnya, karyawan bisa dibentuk motivasi kerjanya, menghilangkan keluhan, menciptakan teamwork, yaa seluruh aspek karyawan dalam pekerjaan.

Bagi rekan HRD yang saat ini banyak melakukan pekerjaan klerikal, banyak menggunakan data, maka tentu saja kegiatan ini bisa dibuat jauh lebih singkat dengan menggunakan system HRIS. Oleh karena itu rekan-rekan HRD yang banyak kegiatan klerikal yang dilakukan, segera berubah fungsi penugasannya, lebih kepada TNA. TNA inilah yang menentukan materi apa yang dibutuhkan untuk disampaikan ke karyawan.

Semakin detail hasil TNA maka semakin cepat perubahan dapat diwujudkan. HRD dapat memberikan informasi tentang :

1. Penagihan

• • Masih ada beberapa kasus hasil penagihan kembali ke perrusahaan karena belum sempat ditagihkan. Petugas penagihan juga melakukan tugas untuk setor ke bank. Mereka mengantri ke bank sebelum berangkat lakukan penagihan.
  • Bagaimana melakukan penagihan ke luar kota, dimana petugas penagihan terbatas jumlahnya.
  • Ada beberapa kasus hasil tagihan dibawa pulang karena kantor sudah tutup dan tak ada staf admin yang dapat diserahi hasil tagihan.

2. Teknisi

• • Pengawas produksi sudah membuat form permintaan perbaikan (EWO = Engineering Work Order) tetapi sulit mencari petugas Teknik yang tidak ada ditempat.
  • Data downtime Teknik masih tergolong tinggi, masih ada peluang untuk mengurangi downtime.
  • Pelatihan petugas Teknik telah dilakukan oleh kepala bagian Teknik dengan tujuan untuk memperbanyak petugas Teknik menguasai mesin ( variasi keahlian ) tetapi sudah dijalankan belum ada penurunan downtime secara signifikan.

3. Gudang

• • Masih ada kesalahan pengambilan barang yang dilakukan petugas pengambil barang. Barang dikembalikan setelah di cek oleh checker. Petugas pengambil barang mengembalikan kembali barang salah ambil ke lokasi penempatannya.
  • Kadang ada kasus mobil pengiriman tidak bisa berangkat karena sopir pengiriman berhalangan hadir.
  • Petugas pengambil barang tidak menemukan barang yang dicari meskipun secara stock komputer masih ada saldo stocknya.
  • Masih ada kasus kesalahan pengiriman, baik kesalahan alamat pengiriman (barang kiriman tertukar) atau salah dalam produk yang dikirimkan.
  • Petugas penanganan palet rusak sudah disediakan khusus, tetapi banyak kegiatan nganggurnya, ketika diminta membantu petugas Gudang, enggan melakukannya.
  • Berangkat pengiriman barang dilakukan diatas jam 9, dijalan sudah menjadi jam sibuk. Pengiriman dilakukan rata-rata 1 ritase saja meskipun sudah dibuatkan incentive untuk pengiriman ke dua.
  • Sopir memilih jalur pengiriman.
  • Petugas pengiriman tidak langsung kembali ke perusahaan setelah lakukan pengiriman.
  • Petugas pengiriman menjual packing barang yang tak digunakan oleh customer tanpa info ke perusahaan.
  • Sopir pengiriman luar kota selalu diberikan ke 2 orang, tidak pernah dilakukan rolling
  • Sopir khusus pengiriman ke jepara, selalu sopir itu saja, tidak mau diganti. Ada indikasi dapat tip.
  • Sopir meminta perhitungan upah lembur, ketika sampai di perusahaan lebih dari jam kerjanya. Pendapatan sopir bisa menjadi lebih besar dari pengawas Gudang.

4. Produksi

• • Pencapaian hasil produksi per jam, rata-rata tertinggi terjadi pada 3 jam pertama.
  • Palet telah diberi warna tetapi pegawai sering mencari palet, bukankah ini pemborosan.
  • Masing-masing group telah diberikan alat untuk setting mesin sehingga diharapkan tidak saling pinjam alat. Bagaimana menyelesaikan masalah ini.
  • Produksi telah diberlakukan 3 shift, tetapi jumlah jam lembur masih cukup besar dan hasil di shift 3 selalu terendah dari shift 1 dan shift 2
  • QC sudah ditetapkan tugasnya, mereka bekerja mendata hasil pemeriksaannya dan memberikan laporan ke Kabag QC. Namun perbaikan kualitas belum terjadi secara signifikan.
  • Karyawan produksi tidak segera kembali ketika meminta ijin ke kamar kecil atau sholat. Standart jumlah personil dalam melakukan tugas menjadi berkurang.
  • Ada karyawan yang membawa hp ke ruang produksi, terutama shift malam.

5. Penjualan

• • Tenaga penjualan ada yang sering berangkat langsung ke pelanggan
  • Tenaga penjualan sekembali dari bengkel, tidak checklock, bilangnya sudah info supervisor nya.
  • Ada Sebagian tenaga penjualan yang tidak kembali ke perusahaan, langsung pulang
  • Laporan kunjungan tidak tertib dibuat, dan diserahkan ketika diminta.

Berdasar masukan dari HRD, dibuatkan materi active learning sehingga persoalan yang dibahas adalah kasus yang terjadi di perusahaan. Perubahan cepat akan terjadi ketika karyawan mengerjakan sesuai kondisi masalah di perusahaan. Semua karyawan mengerjakan, maka akan menggalang opini positif yang akan mendukung keputusan manajemen. Karyawan juga tumbuh kesediaan untuk memberikan peringatan kepada rekan yang tidak menjalankan sesuai materi yang mereka pikirkan melalui Latihan berpikir active learning.

Sungguh peranan HRD sangat besar karena HRDlah yang bertugas mendesain pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan di perusahaan. HRD yang mengetahui kebutuhan pelatihan yang diharapkan untuk setiap jenjang jabatan. Masalah adalah harta bagi manajemen untuk melakukan perbaikan. Masalah yang didisain menjadi program pelatihan, berarti mengajarkan pada karyawan junior untuk tidak berbuat penyimpangan. Ketika semua karyawan berpikiran yang sama tentang masalah yang terjadi maka akan terjadi gelombang perubahan yang signifikan.

Namun kembali lagi HRD yang menetapkan prioritas yang diutamakan, sehingga bisa melakukan tindakan yang searah dengan pembentukan latihan bagi leader.ukuran perlu disiapkan untuk mengukur apa saja yang telah mengalami perubahan pada 3 bulan pertama program pelatihan di implementasikan oleh HRD. HRD pencetak perubahan.

Salam improvement.