Mengatasi atau Menyelesaikan Masalah

Mengatasi dan menyelesaikan masalah adalah tugas leader. Tentunya makna mengatasi dan menyelesaikan masalah adalah 2 hal yang berbeda. Mengatasi berarti, kita melakukan tindakan untuk mencari solusi atas permasalahan, posisi kita diatas, dan masalah ada dibawah. Dengan Tindakan mengatasi masalah, masalah masih ada di bawah gunung es karena yang kita atasi yang muncul dalam permukaan.

Sedangkan menyelesaikan berarti bekerja hingga akhir. Masalah dapat diselesaikan dengan tuntas. Namun dalam banyak kasus, tugas menyelesaikan masalah kurang mendapatkan perhatian dari leader. Mencari sumber penyebabnya dengan Teknik stair stepping atau dengan diagram ishikawa, para leader sampai kepada penyebab tetapi tidak inti dari sebab sesungguhnya. Menyelesaikan masalah bekerja pada inti penyebab masalah, dan mampu mencehag masalah tidak terulang kembali.

Dalam manajemen ISO, diajarkan tentang penggunaan form FTKP (form Tindakan Koreksi dan Pencegahan), tetapi banyak yang mengerjakannya sampai pada tindakan koreksi. Tindakan pencegahan berarti melakukan tindakan sebelum masalah tersebut muncul, melakukan tindakan untuk mengingatkan, melakukan tindakan pendidikan tentang aspek yang mungkin menjadi pendorong munculnya masalah. Karyawan yang ahli sekalipun bisa bertindak melakukan kesalahan ketika kesulitan dalam keuangan. Bukannya ia tidak tahu, tetapi ia menghadapi masalah lain, oleh karena itu pendekatannya adalah brainware management.

Kewajiban leader adalah mengatasi masalah dengan mencarikan solusi agar proses dapat berjalan dengan baik. Dalam pelaksanaan tugas ini, semua leader telah lakukan. Tak ada leader yang membiarkan masalah tanpa mengambil Tindakan. Ketika ada mesin rusak, maka leader melakukan segala upaya agar mesin dapat berjalan dengan baik dan tak mengganggu jalannya proses. Ketika ia tak bisa mengatasi, maka ia tentu akan memanggil teknisi dari luar atau mengambil Tindakan untuk memperbaiki diluar perusahaan. Semua masalah jika dipikirkan tentu akan dapat diselesaikan.

Sedangkan masalah sepele, masalah kecil, masalah yang sederhana, masalah yang bukan menjadi prioritas, kurang mendapatkan perhatian. Kebersihan adalah hal sepele, maka tak pernah dipikirkan. Mengapa sulit untuk mewujudkan kebersihan? ketika leader memikirkannya maka apa yang dipikirkan dapat diciptakan dalam pikiran. Apa yang diciptakan dapat diwujudkan dengan keyakinan. Semua yang hadir dalam hidup manusia, tentu sudah melalui pikiran. Maka prioritas kita adalah membentuk kebiasaan berpikir.

Masalah mesin rusak, bisa jadi karena terlambat untuk dibersihkan. Partikel debu yang masuk dapat menjadi penghambat dimana performance mesin dapat mengalami penurunan dan akhirnya membuat macet. Sedangkan untuk menyelesaikan tuntas telah dibuatkan jadual perawatan dan kebersihan. Namun karyawan tidak cukup diberi jadual agar dapat berjalan. Pelaksanaannya perlu dilakukan dengan tepat, peran leadership skill dibutuhkan untuk mengajarkan karyawan bekerja kualitas, untuk membentuk kebiasaan disiplin.

Namun ketika permasalahan karyawan tidak menjalankan jadual yang ditetapkan meskipun sudah memahami teknis kerja yang benar, berarti permasalahan ada dalam diri karyawan. Karyawan yang tersinggung dengan perkataan rekan atau leader, karyawan yang memiliki hutang dan sulit untuk mencicil hutangnya, karyawan yang sulit mengatur keuangannya karena gaya hidupnya atau masalah pribadi lainnya, maka tugas ini menjadi porsi daripada HRD.

Masalah berulang masih saja terjadi. Banyak juga leader yang membawa masalah berulang ini ke forum meeting. Sebetulnya masalah yang berulang sudah tentu diketahui penyebabnya. Penyelesaiannya adalah menggunakan SOP bukan dibawa ke forum meeting.

Setelah dibuatkan SOP maka diperlukan penegakkan peraturan. Peraturan yang dibuat tanpa penegakkan tak berjalan sesuai ketentuan yang ditetapkan. Leadership skiil perlu dibentuk melalui Latihan yang di programkan oleh HRD. Perubahan mindset juga dibentuk dengan Latihan dan frekuensi pengulangan yang diciptakan.

Pencegahan masalah berarti membuat karyawan paham sebelum masalah terjadi. Macam penyimpangan perlu diajarkan tepat pada karyawan. Sumber masalah selalu ada diatas, penyebab penyimpangan terjadi pada karyawan, juga ada diatas. Maka mengelola pikiran (brainware management) dibutuhkan. Identifikasi semua aspek hidup yang dapat berpengaruh pada pekerjaan. Buatlah program Pendidikannya. Kami telah lakukan dengan membuat program Latihan berpikir Active Learning. HRD yang memberikan masukan tentang apa yang dibutuhkan sesuai hasil TNA yang dilakukan. Mari wujudkan SDM yang Tangguh, Berdaya, Berpengetahuan dan Berkemampuan serta mampu menghasilkan kontribusi bukan hanya pada perusahaan tetapi bagi bangsa dan negara.

Salam improvement