Identification

Siklus program Latihan berpikir Active Learning dimulai dengan identifikasi permasalahan, permasalahan, atau kebutuhan materi yang perlu disampaikan ke karyawan. Kesesuaian kasus yang disampaikan dalam program Latihan berpikir Active Learning sangat berperan terhadap kecepatan perubahan yang dihasilkan.

Peran HRD sangatlah besar dan menentukan ketepatan dalam pemberian materi yang dibutuhkan oleh karyawan. Detail informasi sangat dibutuhkan. Tanpa kejelasan karyawan sulit memahami apa yang menjadi harapan. Ketika HRD menyimpulkan tentang perlunya kebutuhan komunikasi dan teamwork untuk diberikan pelatihan. Program Active Learning tak cukup dengan informasi umum, tetapi menghendaki informasi detail apa yang diharapkan.

Sesungguhnya banyak perusahaan yang bersedia mengeluarkan biaya investasi dibidang SDM, institusi bank ditentukan targetnya. Namun return on Invesment sering tidak dilakukan, oleh karena itu banyak pimpinan atas menanyakan tentang hasil apa yang diharapkan dari pelatihan yang diselenggarakan.

Studi CGS menemukan bahwa 45% investasi perusahaan pada pelatihan karyawan tidak efektif dan tidak memberikan dampak apapun. Bahkan survei Harvard Business Review menunjukkan perusahaan mengalami kerugian rata-rata sebesar USD 13.500 atau setara 200 juta per karyawan dalam setahun sebagai akibat dari pelatihan tidak efektif.

Perusahaan melalui team HR nya diminta untuk membuat program pelatihan efektif. Pelatihan efektif dimulai dari identifikasi yang tepat. Pelatihan efektif yang langsung berdampak pada peningkatan disiplin dan kinerja, tidak cukup dilakukan sesekali, tetapi dilakukan berkelanjutan. Pelatihan efektif memberikan wadah untuk terciptanya ketrampilan baru berupa penugasan praktek, Latihan dan proyek perbaikan yang ditugaskan. Tantangan bagi team HR untuk membuat strategi dan pelatihan yang efektif.

Identifikasi menjadi kunci utama untuk dapat mendisain pelatihan efektif. Hasil identifikasi dibawakan dalam pelatihan, dianalisa, disepakati apa yang seharusnya dilakukan oleh karyawan. Ketika semua karyawan memahami apa yang seharusnya dilakukan maka akan terjadi perubahan yang signifikan dan cepat. Namun HR tak dapat bekerja sendiri, leader perlu memberikan masukan tentang apa yang diharapkan untuk berubah. Disinilah tantangan yang lebih utama, dimana ada Sebagian leader sulit untuk mendeskripsikan apa yang diharapkannya.

Dalam mendisain program Latihan berpikir Active Learning maka masukan dari HRD sangat menentukan kecepatan perbaikan. Ketika HRD maupun leader belum mengidentifikasikan seluruh kebutuhan ditempat kerja maka kami sediakan daftar permasalahan yang dapat dilakukan Analisa oleh team perusahaan. Hasil Analisa merupakan masukan untuk menentukan materi apa yang diperlukan.

HRD dan tim yang ditunjuk juga bisa melakukan Analisa kebutuhan dengan mengerjakan soal yang telah didisain. Berdasar pengerjaan maka HRD maupun  tim dapat menentukan materi apa yang belum masuk dalam soal dan studi kasus, materi apa yang tak sesuai atau tak dibutuhkan, dan materi apa yang perlu di redesain agar sesuai dengan kondisi di perusahaan. Hal ini menjadi penting karena menunggu adalah pemborosan. Menunggu hasil identifikasi tak membuat kemajuan. Menjalankan program dan lakukan perbaikan atas yang kurang sesuai adalah Langkah yang lebih efektif karena kecepatan perubahan ditentukan oleh kecepatan pengambilan keputusan.

HRD dapat mengidentfikasi dari sumber-sumber yang ada dan apa yang didengar, diketahui dan melakukan koordinasi dengan leader untuk mendata macam penyimpangan, permasalahan dan kebutuhan. Sumber-sumber tersebut adalah :

1. Hasil Penilaian Prestasi yang dijalankan
2. Data kedisiplinan karyawan
3. Foto-foto penyimpangan yang pernah terjadi
4. Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan (untuk yang sudah menerapkan ISO).
5. Macam penyimpangan yang mendapatkan Surat Peringatan
6. Isu atau gosip yang dibicarakan oleh karyawan
7. Masalah yang sering dibahas dalam forum meeting koordinasi
8. Kendala-kendala dalam pencapaian target.

Berikut adalah kumpulan hasil identifikasi yang dilakukan oleh rekan HRD yang telah lebih dulu menerapkan program Latihan berpikir Active Learning. HRD perusahaan tinggal menambahkan apa yang menjadi kebutuhan, menghilangkan yang kasusnya tidak pernah terjadi dan tidak akan terjadi di perusahaan.

Adapun hasil identifikasi permasalahan di bagian pengiriman :

1. Kendaraan masih dibersihkan, pelaksanaan muat menunggu kesiapan kendaraan.
2. Ada Sebagian kendaraan yang menunggu proses muat karena gate untuk muat hanya 3 pintu.
3. Sopir selalu datang kembali ke Gudang setelah jam kerja berakhir dan di perusahaan diberlakukan sistem kerja lembur.
4. Biaya lembur yang tinggi sehingga pendapatan sopir melebihi pendapatan pengawas dalam sebulan.
5. Sopir tidak langsung kembali setelah kirim tetapi mampir di warkop.
6. Sopir mampir sarapan lebih dulu, sebelum mengirim barang.
7. Sopir sampai ditempat customer, Gudang customer sudah tutup.
8. Sopir berhalangan hadir karena ada saudaranya meninggal dunia.
9. Sopir mengambil solar atau kencing dijalan.
10. Checklist perawatan dan kebersihan kendaraan tidak dijalankan dengan tertib.
11. Sopir tidak bersedia mengirim barang jika bukan rute pengirimannya.
12. Pengawas memberikan pengiriman customer tertentu pada sopir khusus.
13. Kendaraan membawa muatan lain, untuk pengiriman luar kota.
14. Muatan yang harus dikirim tidak memenuhi kapastitas muat kendaraan.
15. Uang saku sopir terlalu besar, untuk biaya jalan, bongkar, uang mel melan (uang angpao tidak resmi yang diberikan oleh sopir).
16. Sopir menunggu uang saku jalan dan mengantri di kasir
17. Pengawas selalu memberikan persetujuan atas biaya yang tak ada bukti pembayarannya.

Khusus perusahaan trucking, identifikasi permasalahannya tidak kami masukan di list daftar masalah bagian pengiriman ini.

Salam sukses selalu.