Continuous Improvement & Continuous Learning

Setelah 5 tahun tak pernah kunjungi klien, kami sempatkan untuk berkunjung dan melihat bagaimana penerapan program-program yang telah diberikan dijalankan. HRD menginformasikan bahwa GM (General Manager) meminta budaya Continuous Learning diciptakan. Bagaimana karyawan yang telah selesai dengan 1100 soal dan studi kasus, apakah tidak ada kelanjutannya?

Terus apa yang disampaikan ke GM? Ya saya sampaikan ke GM, bahwa dulu pernah dibahas dan rencana akan ada pengulangan terhadap semua materi yang pernah dikerjakan oleh karyawan agar mereka teringat kembali tentang apa yang telah mereka pelajari. Soal dan studi kasus yang karyawan mengalami kesulitan untuk menjawab, akan di desain sebagai materi pengulangan. Dari total 1100 soal akan diringkas menjadi 250 soal.

Terus bagaimana? Sebetulnya pihak konsultan sudah mendesainkan materi tersebut dengan kode 701 sampai dengan 705 pak. Kita yang belum menerapkannya. Dan pihak konsultan juga telah mendesainkan penyimpangan yang berulang menjadi materi khusus yang akan diberikan kepada mereka yang melakukan pelanggaran. Materi yang telah disiapkan dan membahas tentang kasus khusus ini ada 5 pak, alpha, terlambat, sakit, sakit flu, sakit diabetes. Ketika karyawan berhalangan hadir, mereka wajib mengerjakan studi kasus hingga selesai dan di follow up oleh HRD, apa saja yang sudah dipahami, perubahan apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum bisa dilakukan, dimana hambatan untuk menjalankannya?

Pak, rekan-rekan leader juga pingin ketemu pak, kami sudah jadualkan setelah jumatan. Ya. sebetulnya, manajemen sudah bisa jalankan continuous learning dimana karyawan terus diberi penugasan belajar sepanjang ia bekerja. Jadi kita bukan menerapkan prinsip work-work-work, tanpa belajar tak ada peningkatan hasil. Kita juga tidak menerapkan prinsip learn-learn-learn, karena kita tahu belajar tanpa praktek tak pernah hasilkan penguasaan yang baik. Patut kita jalankan work-learn-work-learn, maka praktek dan Latihan yang membuat kemajuan.

Langkah yang dapat dilakukan adalah :

1. Setelah karyawan menyelesaikan penugasan materinya, dapat dilakukan dengan memberikan materi pengulangan agar mereka tetap terjaga kebiasaan berpikirnya dan mengingatkan mereka tentang apa yang telah dipelajari.
2. Atau karyawan dapat melanjutkan materi leader setelah mereka menyelesaikan penugasannya. Mereka adalah calon leader pengganti yang disiapkan. Tinggal HRD menetapkan kriteria agar karyawan dapat melanjutkan ke materi leader.
3. Atau karyawan dapat mengerjakan materi bagian untuk meningkatkan penguasaan tentang bagian lain yang ingin dipelajari. Langkah yang tepat ketika karyawan tahu apa yang dikerjakan bagian lain sebagai proses sebelumnya atau sesudahnya, sehingga dia dapat memahami kebutuhan dan kesulitan bagian lain.
4. Atau memberikan informasi untuk penambahan materi sesuai apa yang dibutuhkan perusahaan. Kami telah Menyusun lebih dari 5000 soal dan studi kasus. Jauh lebih baik memberikan kasus yang terjadi agar sesuai kondisi dan kecepatan perubahan dapat diwujudkan.

Learning and Development, menginformasikan pada kita para leader bahwa tak ada development yang dihasilkan tanpa learning. Jika inginkan terus alami perbaikan, maka terus ciptakan continuous learning. Hasil learning bukan hanya tidak tahu menjadi tahu, karena ini tak membutuhkan belajar, cukup diberitahu. Learning hasilkan perubahan dari tidak bisa menjadi bisa, dari tidak menguasai menjadi menguasai, dari tidak trampil hasilkan ketrampilan yang meningkat. Learning yang hasilkan change. Change itu sendiri terjadi ketika kita berpikir, berarti belajar adalah berpikir dan berpikir hasilkan perbaikan. Semua yang hadir dalam hidup manusia selalu hadir dalam pikiran. Permasalahannya adalah hidup dan kerja manusia dilakukan dengan kebiasaannya. Prioritas bagi leader untuk ciptakan kebiasaan berpikir.

Learning and Development tak dapat dipisahkan, demikian pula learning and leadership juga tak pernah bisa dipisahkan. Cara seorang leader mempengaruhi atau mengajak seseorang melakukan apa yang menjadi targetnya tentu berbeda disetiap orang. Memberikan instruksi dan penugasan juga berbeda, kepada yang paham dan masih baru, itu dibahas detail di situasional leadership. Belum lagi leader memiliki tugas untuk membimbing, membina dan memberikan solusi atas masalah, menyelesaikan keluhan bawahan. Banyak hal yang perlu dikuasai oleh leader dalam memimpin. Bagaimana ia menjadi great leader. Ketika tak bisa pimpin diri, apakah efektif untuk memimpin bawahannya. Leader butuhkan pengetahuan untuk ubah mindset, sikap dan tindakannya serta memiliki kebiasaan efektif.

Ketika seseorang diberitahu tentang adanya kasus banjir karena tanggung bocor, mereka tak pernah alami tanda belajar maka itu pemberitahuan. Ketika karyawan diberitahu apa yang sudah mereka ketahui, maka mereka menyatakan dalam pikirnya adalah saya sudah tahu, ini juga bukan proses belajar karena mereka tak alami tanda belajar. Kapan seorang siswa belajar dengan kesungguhan? ya hanya ketika ada ujian atau ia ingin menguasai apa yang tak dikuasainya saat ini.

Leader perlu menyampaikan bimbingannya dengan kalimat yang membuat karyawan berpikir, bukan memberitahu karyawan. Selama tak muncul tanda belajar maka sesungguhnya orang hanya mendapatkan pengetahuan saja. Yang mereka ingat lebih kepada joke atau kelucuan yang disertakan dalam pelatihan. Mengapa diperlukan seperti ini, untuk membangkitkan semangat bagi yang benar-benar ingin belajar. Rasa senang memudahkan mencerna dan memahami apa yang disampaikan.

Jika dianalisa, maka sesungguhnya peserta belajar ketika ia tahu apa yang dilakukannya keliru, sehingga bisa mendapatkan solusi bagaimana memperbaikinya. Bukan menabung yang penting tetapi menyisihkan lebih dulu bukan menyisakan. Setelah tahu, mereka belum tentu menerapkan, karena mindsetnya tak berubah, diperlukan accountability coaching untuk mewujudkannya. Inilah tugas rekan HRD dalam mengubah mindset karyawan. Mindset berubah ketika mereka berpikir berulangkali, oleh karena itu desain pelatihan perlu mengandung repetisi.

Salam improvement