Diskusi Menyusun HRIS

Kami dihubungi pihak direksi, untuk mendampingi manager SDM yang telah melakukan diskusi dengan pihak vendor program HRIS. Awalnya pihak vendor menyampaikan bahwa sistem absensinya cukup dengan menggunakan perangkat HP. Dalam radius tertentu, maka sistem akan terkoneksi dan mendaftar karyawan masuk kerja.

Pada saat penjelasan tentang penghitungan gaji, ada yang terasa ganjil. Padahal vendor ini sudah menangani banyak klien dengan program HRIS nya. Ia menjelaskan ada 3 perlakuan untuk menghitung gaji.

a.       Untuk pekerja bulanan maka penghitungannya berdasar atas hari kerja dan kalender. Jadi yang dihitung adalah jumlah hari masuk kerjanya dan hari libur akan dihitung sebagai hari masuk kerja.

b.       Untuk petugas harian lepas dengan 6 hari masuk kerja, maka penghitungannya jumlah yang harus diterima dibagi dengan 25 hari kerja untuk menghitung upah per hari. Pemberlakuan hitungan upahnya dengan mengkalikan upah per hari dengan hari masuk kerja.

c.       Untuk petugas harian lepas dengan 5 hari masuk kerja seminggu, penghitungan upah seharinya adalah dibagi dengan 21 hari.

Jika penghitungan didasarkan dengan jumlah hari masuk kerja dan kalender maka yang terjadi setiap bulan gaji karyawan berubah-ubah, ditentukan oleh jumlah harinya. Karena dalam kalender ada hitungan 30 hari dan 31 hari. Bagaimana dengan bulan Februari, yang hanya 28 hari, maka gaji karyawan akan berkurang. HRD disini yang alami kesulitan untuk menjelaskan kepada karyawan.

Kita kembali pada peraturan dan Undang-undangnya, perhitungan untuk karyawan bulanan adalah gaji sebulan di bagi 30. Dan penghitungannya didasarkan pada jumlah hari tidak masuk kerja, sehingga karyawan tidak mengalami kebingungan tentang gajinya yang turun naik. Mereka sudah mendapatkan kepastian jika tak masuk 1 hari akan dipotong sejumlah tertentu sesuai dengan level karyawan.

Bagaimana dengan penghitungan gaji di akhir tahun? karena perusahaan memberlakukan cut off periode gaji tiap tanggal 20. Jadi perhitungan gajinya adalah tanggal 21 ke tanggal 20 bulan berikutnya. Ketika akhir bulan Desember. Terhitung tanggal 21 sampai dengan 31 hari atau 10 hari termasuk hari libur nasional. Dan bulan Januarinya mulai tanggal 01 sampai dengan tanggal 20 dengan gaji yang sudah mengalami kenaikan. Perhitungan yang akan diberlakukan prorate untuk bulan Desember dan prorate juga untuk bulan Januari. HRD menyampaikan bahwa ada selisih penghitungan dengan cara kerja manual karena dibagi dengan 30. Akhirnya direksi menyetujui, karena peristiwanya hanya terjadi sekali.

Giliran pembahasan cuti. Dijelaskan bahwa pemberlakuan cuti setelah karyawan bekerja 12 bulan secara terus menerus. Ketika karyawan belum 1 tahun kerja dan sudah mendapatkan cuti bersama, maka jumlah hari cutinya belum dibayar karena belum muncul hak cutinya. Kalau sudah 1 tahun maka karyawan berhak cuti 12 hari kerja. Jika ini diberlakukan maka kapan periode penghitungannya munculnya hak cuti? jika langsung 12 hari kerja, maka ketika perusahaan memberlakukan cuti Bersama dan karyawan yang telah mengambil hak cutinya, bisa jadi mendapatkan lebih dari 12 hari kerja. Nanti cuti bersamanya tidak dibayar jika ada kelebihan pengambilan cuti.

Kami ajukan 3 opsi untuk penghitungan cutinya sehingga tidak ada hutang cuti atau kasus cuti tidak berbayar.

a.       Pemberlakuan cuti sesuai tanggal masuk karyawan. Karena sudah menggunakan program maka tentu bisa di control dengan tepat dimana setiap karyawan tumbuh hak cutinya berbeda-beda dan mereka mendapatkan informasi pada gadgetnya tentang sisa cuti yang masih ada. Pada bulan ke 1 sesuai tanggal masuk karyawan akan tumbuh 1 hak cuti. Tumbuh hak cuti yang dihitung pada sisa cuti adalah bulan ke1 dan ke 2, sedangkan bulan ke 3 sebagai cadangan libur Bersama. Munculnya hak cuti 1 dan 2 agar karyawan segera dapat mengambil cuti sehingga tidak menumpuk.

b.       Cuti diberikan ke karyawan setelah 12 bulan sesuai tanggal masuk tetapi pemberlakuan sisa cuti dilakukan per bulan 1, 2 dan seterusnya dengan tumbuh 1 hari setiap bulan. Hal ini agar pemberian sisa cuti bagi karyawan yang beleum mengambil hak cutinya ketika terjadi putus hubungan kerja bukan selalu sisa 12 hari. Ini kami masukkan dalam studi kasus pensiun, menghitung sisa hak cuti karyawan dengan program HRIS atau manual.

c.       Cuti diberikan setelah 1 tahun, hak karyawan adalah 12 hari kerja. Karyawan dapat mengajukan hak cuti ketika sudah bekerja 1 tahun. Sedangkan penghitungan sisa hak cuti untuk keperluan putus hubungan kerja dapat diberlakukan dengan cara “a” atau “b”.

Akhirnya direksi menyetujui cara 1 karena jelas adil bagi perusahaan dan karyawan. Hanya kekhawatirannya, bagaimana sisa cuti tidak terjadi salah hitung. Hitungan sesuai tanggal masuk tentu lebih rumit dan harus dihitung, tidak bisa dengan menggunakan penghitungan bulan. Vendor menyetujui untuk menghitung sesuai dengan tanggal masuk karyawan.

Kami hanya perlu menambahkan tentang komponen pengupahan, dimana kami sedang Menyusun kebijakan pengupahan pay for discipline, pay for knowledge dan pay for performance. Sehingga karyawan akan memiliki pendapatan sesuai dengan pencapaian KPI nya per bulan. Dengan kebijakan ini diharapkan akan menurunnya kasus karyawan sakit tanpa surat dokter, sakit dengan surat dokter dan kasus ijin, dan karyawan cuti karena semua ketidakhadiran akan terkena konsekuensi.

Demikian yang dapat kami sharingkan. Salam sukses selalu.