Ada Apa Dengan Job Description

Mengubah Job Description tentu mendapatkan tantangan, tetapi tantangan ini bukan berasal dari karyawan yang ditambahi uraian tugasnya. Justru dari pihak HRD dan leader. Job Description itu uraian tugas yang didesain dengan didahului oleh desain Struktur Organisasi. Jadi desain job des harus sesuai dengan pembagian tugas yang ditetapkan dalam struktur organisasi.

Kami sadar bahwa perubahan tidak bisa dipaksakan, ketika dipaksakan akan berlaku hukum perubahan yaitu penolakan. Semakin besar perubahan yang dikehendaki maka semakin besar pula penolakan. Kami berikan pemahaman dengan lebih dulu menyepakati apa yang menjadi dasar berpikir rekan HRD dan Leader.

Pertanyaan yang perlu untuk mendapatkan jawaban adalah untuk apa struktur organisasi dibuat? Mereka sepakat agar dapat mencapai sasaran. Apakah struktur organisasi harus seperti desain saat ini? tidak harus bisa berubah, ini masuk ranah Organization Development. Jadi sepakat bahwa struktur organisasi tidak harus berdasar fungsi, bisa juga matriks, berdasar produk, bisa juga horizontal atau flat organization. Pada dasarnya struktur organisasi didesain untuk tujuan tercapai sasaran.

Sasaran organisasi adalah pencapaian PQCDSM, karena sukses juga mengandung unsur humanity. Ketika ada yang tidak efisien maka harus diefisiensikan bagaimana caranya. Ketika karyawan masuk kerja, ternyata mesin belum panas sehingga ratusan tenaga kerja menunggu mesin panas, berapa jumlah kerugian dari pemborosan waktu menunggu ini.

Dipabrik karung plastic, pemanasan mesin dilakukan oleh pengawas. Ketika pengawas harus masuk lebih awal 2 setengah jam sebelum jam kerja untuk memanaskan mesin, tetapi ada kendala terlambat. Tak ada jaminan bahwa ia selalu disiplin datang tepat pada jam yang disepakati. Apalagi jika disebut loyalitas dan dihitung lembur tidak sesuai dengan ketentuan.

Kami menawarkan untuk mengalihkan fungsi memanaskan mesin kepada bagian security karena securitu bisa diatur jadual masuk kerjanya dan tidak perlu dibayar lembur. Tantangan berikutnya adalah bagaimana ia memahami mesin dan bagaimana jika ada resiko? Apakah ketrampilan ini tidak bisa dikuasi oleh orang lain? Bagaimana resiko dapat diminimalisir? ya orang tersebut bisa memahami dengan benar. Penguasaan bisa diajarkan. Yang menjadi pertanyaan berikutnya adalah bagaimana jika pengawas tidak bersedia untuk mengajarkan ketrampilan ini?

Setelah terjadi kesepakatan, maka program dijalankan. Security terpilih dimana pengawas juga turut serta menentukan seleksinya agar ada Kerjasama yang bai kantar mereka. Security akan mendampingi pengawas sebanyak 6 kali, diawal hanya melihat bagaimana pengawas bekerja. Tahap berikutnya security mencoba dan diawasi oleh pengawas. Pengawas memberikan dasar-dasar ketika ada masalah di mesin. Pengawas yang ikut tanda tangan pada sertifikasi yang diterbitkan agar tumbuh rasa tanggung jawab dari pengawas dalam mendidik security.

Bagaimana dengan kompensasinya? HRD mengusulkan 1 kali uang lembur dibagi dua dengan pengawas. Security mendapat kompensasi atas ketrampilannya sebesar 110 ribu per bulan dan pengawas mendapatkan imbal jasa sebagai pelatih sebesar 60 ribu per bulan. Dengan demikian terjadi efisiensi 3 x lembur per minggu dan menurunkan pemborosan karyawan menunggu mesin panas untuk dapat bekerja.

Dampak bagi konsultan, ternyata owner memberikan imbalan terima kasih sebesar 35 juta. Kami menolak dan melaporkan pada bos karena kami diajarkan tentang integritas. Bagaimana kamu bisa menerima uang ini, apakah diberikan langsung oleh owner (direksi), tanpa perantara. Kalau begitu saya mau ketemu ownernya sendiri. Pada waktu yang dijanjikan, ternyata saya juga diminta hadir oleh bos. Hasil pembicaraan, klien tetap menghendaki untuk memberikan penghargaan dan menolak pengembalian uangnya. Jika dikehendaki untuk menaikkan biaya konsultasi, saya bersedia untuk penanganan berikutnya.

Pelajaran yang dapat dipetik dari kasus ini adalah jobdes dibuat untuk capai sasaran organisasi bukan hanya untuk pencapaian bagian.

Salam improvement