Cara Cepat Mengurangi Penyimpangan

Banyak pengelola SDM mengetahui penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Umumnya lebih menguasai data kedisiplinan hadir karyawan. Sedangkan penyimpangan operasional lebih banyak diketahui dan dikuasai oleh leader operasional. Namun menjadi tugas HRD, ketika permasalahan ini terus berulang, HRD perlu menyiapkan program pelatihan yang tepat.

Langkah yang perlu dilakukan HRD adalah melakukan identifikasi apa yang menjadi sumber karyawan melakukan penyimpangan atau tidak melakukan tindakan kerja sesuai SOP. Perlu identifikasi :

-       Apakah karyawan tidak mengetahui bahwa tindakan yang dilakukan itu suatu penyimpangan?

-       Apakah karyawan tidak paham bahwa disiplin itu baik, disiplin dan tanggung jawab ciptakan karyawan menjadi dipercaya, disiplin yang menyebabkan karyawan disenangi bahkan bisa membuka peluang karir?

-       Apakah karyawan tidak paham bahwa customer service adalah memberikan pelayanan kepada pelanggan, memberikan pelayanan yang memuaskan, mengutanakan pelayanan prima kepada pelanggan?

-       Apakah karyawan tidak tahu bahwa mereka harus terus melakukan perbaikan diri, melakukan peningkatan skill, dan diharapkan mampu memberikan kontribusi dengan kinerja dan sikapnya?

-       Apakah karyawan tidak paham bahwa mereka harus mengerjakan sesuai dengan SOP yang ditetapkan?

Ketika semua pertanyaan tersebut dijawab dengan karyawan tahum paham, mengerti tentang apa yang harus dikerjakannya. Maka solusi atas permasalahan penyimpangan bukanlah pelatihan. Ketika kita memberikan pelatihan pada karyawan yang sudah tahu, maka tak ada isi yang mereka tambahkan. Sama halnya dengan manager hotel bintang 5 memberikan sequence of service untuk karyawan restaurant yang telah bekerja diatas 15 tahun. Mereka bukannya mendapatkan hal baru. Mereka tertarik dengan pembawaan sang trainer yang memang piawai dalam membawakan materi yang disertai joke-joke.

Ketika karyawan yang telah bekerja lebih dari 2 tahun, tentu paham tentang pentingnya SOP. Mereka juga telah menerapkan sesuai SOP yang diyakininya. Jika ada kurang detail itu kesalahan dilakukan oleh leader yang membiarkan karyawan mengerjakannya dalam periode 2 tahun.

Cara cepat mengurangi penyimpangan adalah memberitahukan pada mereka penyimpangan apa yang mereka lakukan. Menjadi tantangan HRD adalah menyampaikan penyimpangan yang membuat karyawan berpikir. Jika penyimpangan disampaikan secara lisan dan tanpa melibatkan aktifitas berpikir maka yang ada dalam benak karyawan adalah "saya sudah tahu". Namun jika disajikan dengan persoalan yang menyebabkan karyawan berpikir, maka mereka penasaran kenapa kog belum capai nilai yang ditetapkan.

Bagaimana dengan sumber penyebab dari leader yang cenderung membiarkan penyimpangan terjadi, bagaimana membuat leader berani menyampaikan kepada karyawan perihal penyimpangan, apa alat bantu yangh dibutuhkan untuk memudahkan leader dalam memberikan bimbingannya, bagaimana dukungan HRD dalam pelaksanaan pembinaan sehingga mengurangi tekanan yang ada pada pikiran leader tentang sikap karyawan. Leader yang umumnya diangkat berdasar atas lama kerja, memang perlu dibantu. Bagaimana membuat pemantauan program ini dijalankan.

Perubahan tidak hanya dari sisi leader, tetapi juga karyawan. Dengan menyusun soal yang sesuai dengan kejadian di perusahaan maka akan terjadi percepatan perubahan. Ketika materi disusun :

-       Karyawan yang merokok didepan dapur, diperbolehkan. Hal terpenting ia tak melakukannya di jam kerja dan setelah merokok pakaian harus diberi pengharum.

Seluruh karyawan mengetahui bahwa merokok di depan dapur tidak diperbolehkan. Mereka juga tahu bahwa bau rokok tak bisa dihilangkan dengan parfum. Ketika rekan karyawan tahu akan terjadi peluang untuk saling mengingatkan antar karyawan. Karyawan yang tahu, juga jauh lebih mudah untuk diingatkan, ditegur dan bersedia diberikan pembinaan dan konsekuensi. Percepatan perbaikan terjadi karena mereka diberitahu penyimpangannya.

-       Ketika ada karyawan yang menyampaikan, bahwa percuma mengikuti program pelatihan, karena tak berpengaruh pada kenaikan gaji kita.

Karyawan yang menjawab benar akan berpikir kembali ketika ia tak dapat menyelesaikan penugasan Latihan berpikirnya. Karyawan secara nurani juga mengetahui bahwa belajar adalah diperintahkan, belajar yang membuat perbaikan, belajar adalah wajib. Karyawan juga mengetahui bahwa pernyataan tersebut pernah dilontarkan oleh managernya. Sang manager juga mengetahui perkataan yang dia pernah lontarkan adalah salah. Banyak perubahan yang dihasilkan dengan Latihan berpikir yang diterapkan.

-       Sopir yang menyiapkan kendaraannya sebelum jam masuk kerja, tentu menunjang kecepatan muat dan berpeluang dapat melakukan pengiriman lebih pagi dan menghindari kemacetan dijalan. Karyawan yang mengerjakan persoalan kasus ini tahu bahwa mereka diharapkan masuk lebih awal dan membersihkan kendaraannya pada sore hari sebelum pulang. Karyawan menyadari perlunya berangkat lebih awal dalam pengiriman adalah untuk menghindari kemacetan dijalan. Bagi pengawas kasus ini dapat menjadi perhatiannya dan menumbuhkan keberanian dan rasa peduli untuk mewujudkan kecepatan pengiriman.

Salam improvement